Poradnik zakupowy
Należy rozróżnić certyfikaty systemu zarządzania firmy, dopuszczenia produktu i dokumenty projektowe. Następnie trzeba zweryfikować producenta prawnego, objęty certyfikatem model, normę, oznakowanie, status certyfikatu i konfigurację, porównując je z faktycznie oferowanym urządzeniem.
Certyfikat ISO firmy nie stanowi dopuszczenia konkretnego analizatora do pracy w strefie zagrożonej wybuchem, pętli bezpieczeństwa ani do stosowania określonej metody pomiaru emisji. Dział zakupów powinien osobno zweryfikować każdy rodzaj dokumentów potwierdzających zgodność i dopilnować, aby oferowany model, obudowa, konfiguracja elektryczna i wykaz certyfikacyjny odpowiadały dostarczonemu urządzeniu.
Pięć rodzajów dokumentów, których nie należy ze sobą mylić
| Rodzaj dokumentu | Co potwierdza | Czego sam w sobie nie potwierdza |
|---|---|---|
| Certyfikat systemu zarządzania | Audytowany system firmy w określonym zakresie i okresie ważności | Dopuszczenia każdego produktu lub każdej konfiguracji projektowej |
| Certyfikat produktu | Ocenę modeli, norm i warunków wymienionych w certyfikacie i jego załącznikach | Objęcia certyfikatem niewymienionego modelu, obudowy, napięcia ani modyfikacji |
| Deklaracja zgodności | Deklarację producenta dotyczącą wskazanych przepisów i norm | Niezależnej certyfikacji, chyba że wymaga jej i wskazuje ją zastosowana procedura oceny zgodności |
| Raport z badań lub inspekcji | Wyniki dotyczące badanego urządzenia, próbki lub procedury | Automatycznego przeniesienia wyników na wszystkie urządzenia produkcyjne lub inne konfiguracje |
| Dokument projektowy | Uzgodnioną techniczną i handlową podstawę dostawy systemu | Ogólnego dopuszczenia niezwiązanego z projektem i wskazaną wersją dokumentu |
Jak zweryfikować certyfikat produktu
- Ustal, kto go wydał. Sprawdź jednostkę certyfikującą lub jednostkę notyfikowaną oraz jej rolę.
- Zweryfikuj producenta prawnego. Posiadacz certyfikatu i miejsce produkcji powinny być zgodne z oferowanym łańcuchem dostaw.
- Sprawdź zgodność modelu. Zweryfikuj dokładny model, rodzinę produktów, przyrostki i ewentualny kod konfiguracji podane w certyfikacie lub załączniku.
- Zapoznaj się z pełnym zakresem. Uwzględnij załączniki, wykazy, ograniczenia, warunki szczególne i dopuszczalne warianty.
- Sprawdź normy i oznakowanie. W stosownych przypadkach zweryfikuj wydanie normy, rodzaj zabezpieczenia, grupę lub kategorię urządzenia, klasę temperaturową i stopień ochrony.
- Sprawdź status w źródle. Jeśli istnieje, skorzystaj z kontrolowanej bazy danych systemu certyfikacji, a nie tylko z pobranego pliku PDF.
- Kontroluj wersje dokumentów. Wpisz do rejestru dokumentacji projektu numer i datę wydania certyfikatu oraz wersję oferowanego produktu.
IECEx wskazuje swój internetowy system certyfikatów jako kontrolowane źródło wydanych certyfikatów. Zapisany plik PDF jest przydatnym dokumentem projektu, ale podczas weryfikacji należy sprawdzić aktualny status w oficjalnym systemie.
Sprawdź zgodność certyfikatu z dostarczaną konfiguracją
Rodziny analizatorów gazów często obejmują różne obudowy, drogi pomiarowe, zasilacze, opcje komunikacji i zespoły układu próbki. Certyfikacja może obejmować tylko niektóre kombinacje. Dlatego prawidłowa weryfikacja zakupu polega na porównaniu wykazu w certyfikacie z zestawieniem materiałowym i kartą danych oferowanej konfiguracji.
Przygotuj rejestr dokumentacji projektu przed złożeniem zamówienia
Oferta powinna określać, które dokumenty są objęte zakresem dostawy, kiedy zostaną przekazane, ile przewidziano cykli weryfikacji oraz czy dokumentacja końcowa zostanie dostarczona w wersji ze zmianami, zatwierdzonej czy powykonawczej.
- Zatwierdzona karta danych produktu i wykaz konfiguracji
- Rysunek gabarytowy, przyłącze procesowe i rysunki montażowe
- Schematy elektryczne, połączeń, wejść/wyjść i komunikacji
- Zestawienie materiałów mających kontakt z medium i układu próbki
- Wyciągi z certyfikatów, deklaracje i odpowiednie załączniki
- Plan inspekcji i badań, procedura FAT i protokół odbioru
- Metoda kalibracji, materiały odniesienia i certyfikaty
- Instrukcje instalacji, obsługi i konserwacji
- Zalecane części zamienne i harmonogram konserwacji zapobiegawczej
- Zakres SAT, uruchomienia i szkolenia, jeśli zostały zamówione
Typowe sygnały ostrzegawcze podczas weryfikacji dokumentów
Źródła podstawowe
Określ wymagane dokumenty w zapytaniu ofertowym
Przekaż informacje o jurysdykcji, klasyfikacji strefy zagrożonej wybuchem, wymaganych normach i rejestrze dokumentacji, aby można było sprawdzić oferowaną konfigurację przed podjęciem zobowiązania.
