Beschaffungsleitfaden
Unterscheiden Sie zwischen Zertifikaten für Managementsysteme eines Unternehmens, Produktzulassungen und Projektdokumentation. Prüfen Sie anschließend, ob der rechtliche Hersteller, das abgedeckte Modell, die Norm, die Kennzeichnung, der Zertifikatsstatus und die Konfiguration mit dem tatsächlich angebotenen Gerät übereinstimmen.
Ein ISO-Zertifikat auf Unternehmensebene lässt keinen Rückschluss darauf zu, ob ein bestimmter Gasanalysator für einen explosionsgefährdeten Bereich, einen Sicherheitskreis oder ein Emissionsmessverfahren zugelassen ist. Bei der Beschaffung sollten die einzelnen Nachweise getrennt geprüft werden. Dabei müssen das angebotene Modell, das Gehäuse, die elektrische Konfiguration und der Zertifikatsanhang mit dem zu liefernden Gerät übereinstimmen.
5 Nachweisarten, die nicht verwechselt werden dürfen
| Nachweisart | Was der Nachweis belegen kann | Was er für sich genommen nicht belegt |
|---|---|---|
| Zertifikat für ein Managementsystem | Ein auditiertes Unternehmenssystem mit festgelegtem Geltungsbereich und Gültigkeitszeitraum | Die Zulassung jedes Produkts oder jeder Projektkonfiguration |
| Produktzertifikat | Bewertung der im Zertifikat und in den Anhängen aufgeführten Modelle, Normen und Bedingungen | Abdeckung eines nicht aufgeführten Modells, Gehäuses, einer nicht aufgeführten Spannung oder Änderung |
| Konformitätserklärung | Erklärung des Herstellers zur Einhaltung der genannten Rechtsvorschriften und Normen | Unabhängige Zertifizierung, sofern sie nicht vom zugrunde liegenden Verfahren verlangt und darin ausgewiesen wird |
| Prüf- oder Inspektionsbericht | Ergebnisse für das geprüfte Gerät, Messgas oder Verfahren | Automatische Übertragbarkeit auf jedes Seriengerät oder eine andere Konfiguration |
| Projektdokument | Die vereinbarte technische und kaufmännische Grundlage für das gelieferte System | Eine allgemeine Zulassung außerhalb des angegebenen Projekts und Dokumentenstands |
So prüfen Sie ein Produktzertifikat
- Prüfen Sie die ausstellende Stelle. Klären Sie, welche Zertifizierungsstelle oder benannte Stelle das Zertifikat ausgestellt hat und welche Funktion sie dabei hatte.
- Prüfen Sie den rechtlichen Hersteller. Zertifikatsinhaber und Fertigungsstandort sollten mit der angebotenen Lieferkette übereinstimmen.
- Gleichen Sie das Modell ab. Prüfen Sie, ob das genaue Modell, die Produktfamilie, die Suffixe und etwaige Konfigurationscodes im Zertifikat oder Anhang aufgeführt sind.
- Lesen Sie den vollständigen Geltungsbereich. Berücksichtigen Sie Anhänge, Verzeichnisse, Einschränkungen, besondere Bedingungen und zulässige Varianten.
- Prüfen Sie Normen und Kennzeichnung. Gleichen Sie Ausgabe, Zündschutzart, Gerätegruppe bzw. -kategorie, Temperaturklasse und Schutzart ab, sofern zutreffend.
- Prüfen Sie den Status an der Quelle. Nutzen Sie, sofern vorhanden, die offizielle Datenbank des Zertifizierungssystems und verlassen Sie sich nicht allein auf ein heruntergeladenes PDF.
- Halten Sie den Dokumentenstand nach. Erfassen Sie die Zertifikatsausgabe, das Datum und den Stand des angebotenen Produkts in der Projektdokumentationsliste.
IECEx gibt an, dass das Online-Zertifikatssystem die maßgebliche Quelle für ausgestellte Zertifikate ist. Ein gespeichertes PDF ist als Projektnachweis hilfreich, der aktuelle Status sollte bei der Prüfung jedoch im offiziellen System überprüft werden.
Gleichen Sie das Zertifikat mit der gelieferten Konfiguration ab
Gasanalysator-Produktreihen umfassen häufig mehrere Gehäuse, Messpfade, Netzteile, Kommunikationsoptionen und Messgassysteme. Die Zertifizierung kann nur bestimmte Kombinationen abdecken. Bei einer sorgfältigen Beschaffungsprüfung werden deshalb der Zertifikatsanhang, die Stückliste und das Datenblatt der angebotenen Konfiguration miteinander abgeglichen.
Erstellen Sie die Projektdokumentationsliste vor der Bestellung
Im Angebot sollte angegeben sein, welche Dokumente enthalten sind, wann sie eingereicht werden, wie der Prüfzyklus abläuft und ob die Abschlussunterlagen als kommentierte, freigegebene oder Bestandsdokumentation geliefert werden.
- Freigegebenes Produktdatenblatt und Konfigurationsübersicht
- Übersichtszeichnung, Prozessanschluss und Montagezeichnungen
- Elektro-, Verdrahtungs-, I/O- und Kommunikationspläne
- Stückliste der medienberührten Werkstoffe und des Messgassystems
- Zertifikatsauszüge, Erklärungen und zutreffende Anhänge
- Inspektions- und Prüfplan, FAT-Verfahren und Abnahmeprotokoll
- Kalibrierverfahren, Referenzmaterialien und Zertifikate
- Installations-, Betriebs- und Wartungshandbücher
- Empfohlene Ersatzteile und Plan für vorbeugende Wartung
- Umfang von SAT, Inbetriebnahme und Schulung, sofern beauftragt
Häufige Warnsignale bei der Dokumentenprüfung
Primärquellen
Legen Sie den erforderlichen Nachweisumfang mit der RFQ fest
Geben Sie die Rechtsordnung, die Klassifizierung des explosionsgefährdeten Bereichs, die erforderlichen Normen und die Dokumentationsliste an, damit die angebotene Konfiguration vor der Beauftragung geprüft werden kann.
